こんにちは、ムギです。
今回は「上手な説明をするには」をテーマにお話しします。
説明上手な人になれば、後輩や同僚からも慕われ、上司からも信頼されるようになります。営業なら顧客も得ることができます。blogやYouTubeならフォロワーも増えていくでしょう。
自己啓発本やセミナーでも多くの方が「説明の仕方」を教えていますね。しかし、その説明が上手い人は少ないような気がします。なぜなら「説明の仕方」の説明が上手ければ、もう少し世間に説明上手が増えてもいいのでは？と思うからです。
かくいう僕のblogは分かりやすいか？そこも常に気を遣っていますが、やはり誰かに説明するという作業は難しいものです。
説明上手になるにはどうしたらいいか考えてみましょう。
まず皆さんの身近なところで”説明上手”な方を思い出してみてください。
職場で教えるのが上手な先輩。勉強を教えるのが上手い先生。道案内が上手な駅員さん。昨日のドラマがどうだったか面白く教えてくれる友達など。
説明が上手な人に教えられると情景が浮かび、頭の中に情報がスッと入ってきます。そうすると動きに迷いがなくなったり、説明されたものに興味を持ったりします。
さて、自分自身はそんな説明が出来ているでしょうか？なかなか自信をもって出来ていると言える人も少ないのではないでしょうか。誰しも相手にどこか腑に落ちない表情をされたことはあると思います。
そこでポイントになるのが”オッカムの剃刀”です。
”オッカムの剃刀”とは「ある事柄を説明するためには、必要以上に多くを仮定するべきではない」という原則です。オッカムは中世の哲学者・神学者です。「理論はできるだけ簡潔にすべきだ」という意味でも理解されています。
説明する言葉や表現が多すぎては却って分かりづらくなります。もちろん、必要なことは伝えないと分かりません。ただ闇雲に難しい単語や横文字、流行語に頼るだけではいけません。過不足なく最適な言葉で話せる人が”説明上手”と言えましょう。
日本人は特に「空気を読む」や「目で盗む」ことを良しとした風潮があり、そもそも上手に説明しようという意識が薄いとも言えます。その中で育ってきた世代も、上手な説明の仕方を知らない人も少なからずいます。
もちろん言葉で教えづらいことや、言葉にすることで却ってわかりづらくなることもあります。そこで頑張って言葉で伝えようとすると聞き手に誤解を与えてしまいかねません。
だからこそ、必要と思われる説明から余計なものを”削ぎ落とす”手間が必要なのです。長々と説明して相手を困惑させてしまったことや、余計な一言を言って相手を怒らせたことがある方は、普段からそれを意識しないといけません。
普段の会話ではなかなか考えられないと思いますので、まずは文章から始めてみましょう。メールやLINE、ビジネス文書はスピード感も大事ですが、必ず添削する時間を作りましょう。
伝わりづらいことを文章化すると頭の中が整理され、説明する練習にもなります。「オッカムの剃刀」は頭の中の”断捨離”でもあります。「削ぐ」ことは「整える」ことです。普段からその作業をしていれば、いざ誰かに説明する時もきちんと順序立てて説明することができます。
もう一つ忘れていけないことは、情報の「受け手は誰か」です。話は話し手だけでなく、「聞き手」や情報の「受け手」がいて始めて成立します。
「例えば～のようなことだよ」と例を出すとき、自分のイメージと相手のイメージが必ずイコールになるとは限りません。それは自分の経験と相手の経験が違うのですから当然です。年代や性別やところ変わればなおさらです。例を出すのは結構難しいことなのです。
例を出すにはまず自分自身が説明しようとしているものを熟知していなければ的確な例は選べません。その中で自分の経験や勉強してきたことから類似するものをピックアップし、一番近いものを選びます。そして、それを相手に合わせてさらに類似するものを選ぶという手間をかけるのです。
人気の講演家もただ話が面白いだけではありません。同じ講演でも、その日の参加者の年代・性別・職業・経験値などを見て話方や例えを変えています。プロでもこのように日々受け手のことを考えているのですから、私たちも見習いたいものです。
ぜひ説明の上手な人になれるよう、頑張っていきましょう。
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